Jämsänkosken Ilves ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§:n mukainen rekisteriseloste

1.Rekisterinpitäjä

Jämsänkosken Ilves ry, Kenraalintie 13, 42300 Jämsänkoski

040 701 6247, reetta.autiomaki@autiomaki.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jämsänkosken Ilves ry, Reima Lahtinen, Sähkökoskentie 19, 42300 Jämsänkoski

040 540 0950, reima.lahtinen@upm-kymmene.com

3. Rekisterin nimi

Rekisterin käyttötarkoitus ja nimi on pelaaja- ja jäsenrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 §:n mukaisena edellytyksenä on jäsenyys, jäsenen suostumus, jäsenen Jämsänkosken Ilves ry:lle antama toimeksianto tai Jämsänkosken Ilves ry:n ja jäsenen välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien
toteuttaminen.

Rekisterin jäsen-ja pelaajatietojen käyttötarkoituksia ovat:


  • Jäsenen tunnistaminen, jäsenen
    yksilöinti (identifiointi), todentaminen (autentikointi) ja valtuuttaminen
    (auktorisointi) Jämsänkosken Ilves ry:n palveluissa.
  • Jäsenen palveleminen ja jäsensuhteen
    operatiivinen hoito, hallinta ja kehittäminen. Jäsentietojen sekä jäsen -ja
    kontaktihistorian hallinta. Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen jäsenelle
    sekä palvelutoimenpiteiden hallinta ja laadun varmistaminen.
  • Jäsen- ja markkinointiviestinnän
    kohdentaminen, tuote- ja palvelutarjoaman kehittäminen sekä jäsentoiminnan
    kehittäminen ja raportointi. Palvelujen tarjoaminen ja markkinointi sekä jäsen-
    ja markkinointiviestinnän toteuttaminen ja seuranta. Jäsenpalautteen sekä jäsenkyselyjen
    ja -tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi. Viestintä- ja
    kampanjahistorian hallinta.
  • Väärinkäytösten ja
    ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen. Jäsenien ja Jämsänkosken Ilves ry:n
    oikeusturvan varmistaminen sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten
    mukaisten velvoitteiden hoitaminen.
  • 5. Rekisterin tietosisältö

    • Jäsenen perustiedot
    • Nimitiedot
    • Sukupuoli
    • Syntymäaika
    • Postiosoite, postinumero ja toimipaikka
    • Puhelinnumero
    • Sähköpostiosoite
    • Kotikuntatiedot

    Jäsenyyteen liittyvät tiedot

    • Jäsenyyden alkaminen
    • Kilpailuissa tehdyt tehtävät, saavutukset ja palkinnot
    • Palvelutapahtumien tiedot
    • Osallistuminen Jämsänkosken Ilves ry:n kilpailuihin ja kilpailuiden tulokset

    6. Säännönmukaiset tietolähteet

    Jäseneen liittyviä tietoja kerätään jäseneltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä, peli- tai
    harjoitustapahtumien yhteydessä. Jäseneen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa jäsenelle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.

    7. Evästeet ja tietojen säännönmukaiset luovutukset

    Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet
    sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä ei voida tunnistaa.

    Jämsänkosken Ilves ry:n käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palvelujen toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelujen käyttöä (esim. mahdollistamaan sen, että asiakkaan ei ole
    välttämätöntä syöttää kirjautumistietojaan joka kerta uudelleen). Käyttäjää ei
    voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla
    kerättäviä tietoja käytetään myös verkkopalvelun käytettävyyden ja käytön
    analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi, käytön seurantaan ja palvelun
    kehittämiseksi.

    Evästeitä ja niistä saatua tietoa voidaan käyttää myös kohdennetun viestinnän, mainonnan ja sisällön tuottamiseen verkkopalvelussa (esim. vierailtuasi verkkosivustollamme voimme mainostaa
    aiemmin katselemiasi tuotteita ja niihin liittyviä muita lisätuotteita sivustollamme tai kumppaneidemme verkkosivustoilla), sivuston kehittämiseen sekä markkinointitoimenpiteiden mittaamisessa ja optimoinnissa.

    Jäsentietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.

    8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

    Asiakkaan henkilötietoja ei
    luovuteta Jämsänkosken Ilves ry:n lukuun toimivien tai palvelukokonaisuuden
    tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle.

    Asiakkaan henkilötietoja voidaan
    luovuttaa Jämsänkosken Ilves ry:n markkinoinnin toteuttamiseen osallistuville
    yhteistyökumppaneille kohderyhmien muodostamiseksi markkinointiyhteistyökumppaneiden
    palveluissa.

    Viranomaisille tietoja
    luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten
    selvittämisessä ja ehkäisyssä.

    Jämsänkosken Ilves ry ei siirrä tai luovuta jäsenen
    henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

    9. Rekisterin suojauksen periaatteet

    Jämsänkosken Ilves ry:n sähköinen
    kuluttaja-asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus,
    eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja
    hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa
    palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan,
    käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen
    valvonnan kautta.

    Jämsänkosken Ilves ry:n manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain
    asiaankuuluvilla henkilöillä.

    Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta
    tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain Jämsänkosken Ilves ry:n
    erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Jämsänkosken Ilves ry:n
    palveluksessa, sekä Jämsänkosken Ilves ry:n toimeksiannosta palveluja
    ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat
    järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.


    10. Tietojen säilytysaika

    Jämsänkosken Ilves ry säilyttää jäsentiedot
    kirjanpitolain edellyttämän säilytysajan, maksimissaan 10 vuotta. Eli Jämsänkosken Ilves ry:n toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on
    lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti. Tietojen säilytystarve selvitetään kahden vuoden välein.

    11. Tietojen oikeellisuus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

    Asiakkaalla on henkilötietolain 26 – 28 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja
    rekisteriin on tallennettu. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu
    mm. rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi. Asiakas voi henkilötietolain
    29 §:n mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan tunnistautuneena
    verkkopalvelussa ja asiakaspalvelussa.

    Jämsänkosken Ilves ry huolehtii asiakastietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta päivittämällä jäsenen virallisia henkilö- ja yhteystietoja väestötietojärjestelmästä. Väestötietojärjestelmään tehdyt muutokset, kuten osoitteenmuutos, päivittyvät Jämsänkosken Ilves ry:n jäsenrekisterin viralliseksi osoitteeksi automaattisesti.

    Tarkastuspyynnön tehdään toimittamalla kirjallinen tarkastuspyyntö osoitteella:

    Jämsänkosken
    Ilves ry
    Reima Lahtinen, Sähkökoskentie 19, 42300 Jämsänkoski, 040 540 0950

    reima.lahtinen@upm-kymmene.com

    Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, syntymäaika, postiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan jäseneltä varmennettuun osoitteeseen.

    12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

    Henkilötietolain 19 §:n 2
    momentin mukaisesti rekisterinpitäjä saa luovuttaa tietoja suoramainontaa,
    etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten,
    mikäli rekisteröity on tietoinen tietojensa luovuttamista.

    Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää
    rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa,
    etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta
    varten. Asiakkaalla on mahdollisuus päivittää tai kieltää suoramarkkinoinnin
    suostumuksia ja kieltoja jäsenpalvelussa.

    Tietoja voidaan poistaa jäsenen
    vaatimuksesta tai jäsenyyden päättymisen vuoksi. Lisäksi tietoja voidaan joutua
    poistamaan valvonnan seurauksena, mikäli jäsen väärinkäyttää palvelua tai
    harjoittaa palvelun avulla rikollista toimintaa tms.