Jämsänkosken Ilves ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§:n mukainen rekisteriseloste
1.Rekisterinpitäjä
Jämsänkosken Ilves ry, Kenraalintie 13, 42300 Jämsänkoski
040 701 6247, reetta.autiomaki@autiomaki.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jämsänkosken Ilves ry, Reima Lahtinen, Sähkökoskentie 19, 42300 Jämsänkoski
040 540 0950, reima.lahtinen@upm-kymmene.com
3. Rekisterin nimi
Rekisterin käyttötarkoitus ja nimi on pelaaja- ja jäsenrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 §:n mukaisena edellytyksenä on jäsenyys, jäsenen suostumus, jäsenen Jämsänkosken Ilves ry:lle antama toimeksianto tai Jämsänkosken Ilves ry:n ja jäsenen välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien
toteuttaminen.
Rekisterin jäsen-ja pelaajatietojen käyttötarkoituksia ovat:
yksilöinti (identifiointi), todentaminen (autentikointi) ja valtuuttaminen
(auktorisointi) Jämsänkosken Ilves ry:n palveluissa.
operatiivinen hoito, hallinta ja kehittäminen. Jäsentietojen sekä jäsen -ja
kontaktihistorian hallinta. Tuki- ja neuvontapalvelujen järjestäminen jäsenelle
sekä palvelutoimenpiteiden hallinta ja laadun varmistaminen.
kohdentaminen, tuote- ja palvelutarjoaman kehittäminen sekä jäsentoiminnan
kehittäminen ja raportointi. Palvelujen tarjoaminen ja markkinointi sekä jäsen-
ja markkinointiviestinnän toteuttaminen ja seuranta. Jäsenpalautteen sekä jäsenkyselyjen
ja -tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi. Viestintä- ja
kampanjahistorian hallinta.
ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen. Jäsenien ja Jämsänkosken Ilves ry:n
oikeusturvan varmistaminen sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten
mukaisten velvoitteiden hoitaminen.
5. Rekisterin tietosisältö
- Jäsenen perustiedot
- Nimitiedot
- Sukupuoli
- Syntymäaika
- Postiosoite, postinumero ja toimipaikka
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Kotikuntatiedot
Jäsenyyteen liittyvät tiedot
- Jäsenyyden alkaminen
- Kilpailuissa tehdyt tehtävät, saavutukset ja palkinnot
- Palvelutapahtumien tiedot
- Osallistuminen Jämsänkosken Ilves ry:n kilpailuihin ja kilpailuiden tulokset
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäseneen liittyviä tietoja kerätään jäseneltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä, peli- tai
harjoitustapahtumien yhteydessä. Jäseneen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa jäsenelle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.
7. Evästeet ja tietojen säännönmukaiset luovutukset
Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet
sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä ei voida tunnistaa.
Jämsänkosken Ilves ry:n käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palvelujen toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelujen käyttöä (esim. mahdollistamaan sen, että asiakkaan ei ole
välttämätöntä syöttää kirjautumistietojaan joka kerta uudelleen). Käyttäjää ei
voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla
kerättäviä tietoja käytetään myös verkkopalvelun käytettävyyden ja käytön
analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi, käytön seurantaan ja palvelun
kehittämiseksi.
Evästeitä ja niistä saatua tietoa voidaan käyttää myös kohdennetun viestinnän, mainonnan ja sisällön tuottamiseen verkkopalvelussa (esim. vierailtuasi verkkosivustollamme voimme mainostaa
aiemmin katselemiasi tuotteita ja niihin liittyviä muita lisätuotteita sivustollamme tai kumppaneidemme verkkosivustoilla), sivuston kehittämiseen sekä markkinointitoimenpiteiden mittaamisessa ja optimoinnissa.
Jäsentietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakkaan henkilötietoja ei
luovuteta Jämsänkosken Ilves ry:n lukuun toimivien tai palvelukokonaisuuden
tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle.
Asiakkaan henkilötietoja voidaan
luovuttaa Jämsänkosken Ilves ry:n markkinoinnin toteuttamiseen osallistuville
yhteistyökumppaneille kohderyhmien muodostamiseksi markkinointiyhteistyökumppaneiden
palveluissa.
Viranomaisille tietoja
luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten
selvittämisessä ja ehkäisyssä.
Jämsänkosken Ilves ry ei siirrä tai luovuta jäsenen
henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jämsänkosken Ilves ry:n sähköinen
kuluttaja-asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus,
eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja
hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa
palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan,
käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen
valvonnan kautta.
Jämsänkosken Ilves ry:n manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain
asiaankuuluvilla henkilöillä.
Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta
tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain Jämsänkosken Ilves ry:n
erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Jämsänkosken Ilves ry:n
palveluksessa, sekä Jämsänkosken Ilves ry:n toimeksiannosta palveluja
ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat
järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.
10. Tietojen säilytysaika
Jämsänkosken Ilves ry säilyttää jäsentiedot
kirjanpitolain edellyttämän säilytysajan, maksimissaan 10 vuotta. Eli Jämsänkosken Ilves ry:n toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on
lailliset edellytykset. Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti. Tietojen säilytystarve selvitetään kahden vuoden välein.
11. Tietojen oikeellisuus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Asiakkaalla on henkilötietolain 26 – 28 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja
rekisteriin on tallennettu. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu
mm. rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi. Asiakas voi henkilötietolain
29 §:n mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan tunnistautuneena
verkkopalvelussa ja asiakaspalvelussa.
Jämsänkosken Ilves ry huolehtii asiakastietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta päivittämällä jäsenen virallisia henkilö- ja yhteystietoja väestötietojärjestelmästä. Väestötietojärjestelmään tehdyt muutokset, kuten osoitteenmuutos, päivittyvät Jämsänkosken Ilves ry:n jäsenrekisterin viralliseksi osoitteeksi automaattisesti.
Tarkastuspyynnön tehdään toimittamalla kirjallinen tarkastuspyyntö osoitteella:
Jämsänkosken
Ilves ry
Reima Lahtinen, Sähkökoskentie 19, 42300 Jämsänkoski, 040 540 0950
reima.lahtinen@upm-kymmene.com
Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, syntymäaika, postiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan jäseneltä varmennettuun osoitteeseen.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain 19 §:n 2
momentin mukaisesti rekisterinpitäjä saa luovuttaa tietoja suoramainontaa,
etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten,
mikäli rekisteröity on tietoinen tietojensa luovuttamista.
Henkilötietolain 30 §:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää
rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa,
etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta
varten. Asiakkaalla on mahdollisuus päivittää tai kieltää suoramarkkinoinnin
suostumuksia ja kieltoja jäsenpalvelussa.
Tietoja voidaan poistaa jäsenen
vaatimuksesta tai jäsenyyden päättymisen vuoksi. Lisäksi tietoja voidaan joutua
poistamaan valvonnan seurauksena, mikäli jäsen väärinkäyttää palvelua tai
harjoittaa palvelun avulla rikollista toimintaa tms.